Low hanging fruits – Abwesenheitsnotizen gestalten

Steht auch dein Urlaub kurz bevor? Sicher kennst du den Stress kurz vor dem Start in die verdiente Sommerpause – Meetings absagen, Übergaben schreiben, Kunden und Kundinnen informieren. Eine weitere Sache solltest du ebenfalls nicht vergessen: Abwesenheitsnotizen. Sie sind ein wichtiges Element der professionellen Kommunikation, das oft unterschätzt wird. Sie informieren deine Stakeholder darüber, dass du vorübergehend nicht erreichbar bist und sollten auch bei Dienstreisen oder Krankheitsausfällen eingerichtet werden. Eine gut formulierte Nachricht kann nicht nur Informationen vermitteln, sondern auch dein Unternehmensimage stärken und sogar zur Kundenbindung beitragen.

Wie du deine Out-of-Office-Nachrichten professionell und trotzdem individuell und ansprechend gestaltet, lernst du in diesem Artikel. Schlau gemacht haben wir uns bei Hubspot.

Vorteile von Abwesenheitsnotizen

Damit du deine Abwesenheitsnotiz beim nächsten Anlass nicht vergisst, solltest du zunächst verinnerlichen, weshalb sie relevant ist und welche Vorteile sie hat:

Optimale Kommunikation und Information
Mit einer Abwesenheitsnotiz informierst du deine Kolleg:innen, Vorgesetzten, Kunden und Kundinnen sowie Geschäftspartner:innen darüber, dass du gerade nicht verfügbar bist und wann mit deiner Rückkehr zu rechnen ist. So wissen alle Bescheid und erwarten keine prompten Antworten von dir. Das vermeidet Missverständnisse und Irritationen. Ohne eine Abwesenheitsnotiz könnte der Eindruck entstehen, dass du Nachrichten ignorierst oder etwas nicht stimmt. Stattdessen signalisierst du Zuverlässigkeit und Professionalität.

Sicherstellung von Arbeitskontinuität
In deiner Abwesenheitsnotiz solltest du unbedingt Vertreter:innen benennen, die in dringenden Fällen kontaktiert werden können. So stellst du sicher, dass wichtige Anliegen und Aufgaben auch in deiner Abwesenheit bearbeitet werden. Das sorgt für Kontinuität in Projekten und Kundenbeziehungen. Gleichzeitig erleichtert es den Absendern, direkt die richtige Ansprechperson zu kontaktieren, anstatt ewig auf deine Antwort zu warten. Das spart allen Beteiligten Zeit und Nerven.

Erfüllung rechtlicher und betrieblicher Pflichten
In manchen Unternehmen und Branchen ist es sogar Vorschrift, Abwesenheitsnotizen einzurichten, um den Geschäftsablauf zu dokumentieren und nachvollziehbar zu machen, wer wann abwesend ist. Auch Datenschutz- und Compliancerichtlinien können die Einrichtung von Vertretungsregelungen erfordern.
Mit einer Abwesenheitsnotiz kommst du also nicht nur deiner professionellen Sorgfaltspflicht nach, sondern erfüllt gegebenenfalls auch rechtliche Anforderungen.

Die wichtigsten Bestandteile einer Abwesenheitsnotiz

Damit deine Abwesenheitsnotiz funktioniert, solltest sie bestimmte Kriterien erfüllen. Achte dabei auf folgende Punkte:

Klarer Betreff
Durch einen klaren Betreff wie „Abwesenheitsnotiz“ signalisiert du sofort, worum es in der E-Mail geht und dass du nicht verfügbar bist.

Passende Anrede
Je nachdem, wen du erreichen möchtest, solltest du eine Anrede wählen, die zu deiner Zielgruppe passt. Bei externen Kontakten wie Kunden bzw. Kundinnen oder Lieferanten bzw. Lieferantinnen solltest du dich etwas förmlicher ausdrücken. Handelt es sich um interne Abwesenheitsnotizen, kann der Ton ruhig etwas lockerer sein.

Beispiele
– Sehr geehrte Damen und Herren, (…)
– Hallo, danke für deine Nachricht.
– Guten Tag, herzlichen Dank für Ihre/Deine Nachricht.

Zeitraum deiner Abwesenheit
Essenziell für deine Out-of-Office Nachricht ist natürlich der Zeitraum deiner Abwesenheit und deiner Rückkehr an den Arbeitsplatz. So können andere planen, wann sie mit deiner Antwort rechnen können bzw. dich erneut kontaktieren werden. Gebe also einen genauen Zeitpunkt an und bestenfalls auch den Grund deiner Abwesenheit.

Weiterleitung
Informiere die Empfänger:innen darüber, ob ihre Mail an eine Vertretung weitergeleitet wird oder nicht. So wissen sie, ob jemand anderes ihre Anfrage bearbeitet oder ihr Anliegen so lange “on hold” liegt.Das kannst du beispielsweise so formulieren:

– Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass Ihre E-Mail aus Vertraulichkeitsgründen nicht weitergeleitet wird.
– In meiner Abwesenheit wird Ihre E-Mail an meinen Kollegen Max Mustermann, E-Mail Adresse XY, weitergeleitet.

Kontaktperson für dringende Fälle
Gib unbedingt eine Alternative an, an die sich Absender:innen im Notfall wenden können, inklusive E-Mail-Adresse und/oder Telefonnummer. So stellst du sicher, dass auch in deiner Abwesenheit dringende Anliegen bearbeitet werden.

Optional: Verabschiedung
Eine Schlussformel ist kein Muss, rundet die Abwesenheitsnotiz aber höflich ab. Wähle eine Formulierung, die zum Gesamtton der Nachricht passt, wie z.B:

– Mit freundlichen Grüßen (Dein Name)
– Beste Grüße (Dein Name)
– Sonnige Grüße (Dein Name)

Empfänger:innen
Vergiss nicht, deine Abwesenheitsnotiz für externe, aber auch für interne Empfänger:innen einzurichten. Auch deine Kolleg:innen sollten darüber Bescheid wissen, dass du für eine gewisse Zeit nicht erreichbar bist.

Vorlagen

Die folgenden Vorlagen bieten dir Inspiration für die Erstellung deiner Abwesenheitsnotizen. Passe die Tonalität aber unbedingt an dein Unternehmen, dessen Kultur und an deine Zielgruppe an. Je traditioneller das Unternehmen und je „konservativer“ die Zielgruppe, desto klassischer sollte auch die Abwesenheitsnotiz sein. Kreative Abwesenheitsnotizen bieten dagegen die Chance, positiv aufzufallen und Leser:innen in Erinnerung zu bleiben. Das stärkt die Kundenbindung und schafft positive Assoziationen mit deiner Marke.

Hier findest du Hilfe, wie du automatische Nachrichten bei Outlook, als auch Abwesenheitsnotizen bei Gmail.

Urlaub:

1. Abwesenheitsnotiz: Derzeit nicht erreichbar
Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin derzeit im Urlaub und ab dem TT.MM.JJJJ wieder für Sie erreichbar.
Bitte wenden Sie sich in dringenden Fällen an meinen Kollegen Max Mustermann: mmustermann@beispiel.de.
Mit freundlichen Grüßen (Name)

2. Abwesenheitsnotiz: Urlaub bis einschließlich TT.MM.JJJJ
Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre E-Mail.

Ich befinde mich derzeit außerhalb des Büros und genieße bis zum TT.MM.JJJJ eine wohlverdiente Auszeit. In dieser Zeit werde ich Momente der Entspannung genießen und meine Kreativität aufladen.

Ihre Nachricht ist für mich von großer Bedeutung. Um sicherzustellen, dass Ihre Anfragen zeitnah bearbeitet werden, habe ich diese meinem geschätzten Kollegen, (Name + E-Mail), anvertraut. Sie können erwarten, in Kürze von ihm/ihr zu hören.

Für alle Belange, die meine persönliche Aufmerksamkeit erfordern, werde ich ab dem TT.MM.JJJJ wieder vollständig erreichbar sein. Ich freue mich darauf, unsere Zusammenarbeit fortzusetzen.

Ich danke Ihnen für Ihr Verständnis und wünsche Ihnen einen angenehmen Tag.

Mit freundlichen Grüßen (Name)

3. Abwesenheitsnotiz: Sonnige Auszeit bis TT.MM.JJJJ
Hallo und danke für deine Nachricht!
Ich bin aktuell bis einschließlich TT.MM.JJJJ im Urlaub und genieße ein paar entspannte Tage. Mails werden in dieser Zeit nur sporadisch und mit etwas Verzögerung gelesen – ich hoffe auf dein Verständnis und deine Geduld.

Falls es dringend ist, versuche ich natürlich so schnell wie möglich zu antworten, aber es kann trotzdem ein bisschen dauern. Genieße auch du die Sommerzeit und wir hören uns bald wieder!

Sonnige Grüße (Name)

3. Abwesenheitsnotiz: Abwesenheit bis zum TT.MM.JJJJ
Hallo und vielen Dank für Ihre Nachricht.
Ich bin bis zum TT.MM. nicht im Büro und werde mich bei Ihnen melden, sobald ich wieder zurück bin. Ist es dringend? Dann hilft Ihnen mein Kollege/ meine Kollegin weiter. Senden Sie einfach Ihre Mail an beispielmail@beispielunternehmen.de.
Ist es nicht so eilig, habe ich für Sie einige Themen, die Sie in der Zwischenzeit interessieren könnten:

1. Wie KI-Tools Ihnen zu besseren Ads verhelfen. (Verlinkung)
2. Wie Unternehmen die Sozialen Medien wirklich nutzen. (Verlinkung)
3. Aktuelle Trends in der Welt der CMS. (Verlinkung)
Viele Grüße (Name)

Betriebsferien:

4. Abwesenheitsnotiz: Betriebsferien bis TT.MM.JJJJ
Guten Tag,
vielen Dank für Ihre E-Mail. Derzeit machen wir Betriebsferien und sind bis einschließlich TT.MM.JJJJ nicht erreichbar. Bitte haben Sie etwas Geduld, wir stehen Ihnen ab dem TT.MM.JJJJ mit neuen Kräften gerne zur Verfügung.
In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an (Name + E-Mail).Wir freuen uns schon darauf, wieder für Sie da zu sein.
Mit freundlichen Grüßen(Name)

Elternzeit:

5. Abwesenheitsnotiz: Momentan in Elternzeit
Guten Tag,
vielen Dank für Ihre Nachricht.Ich befinde mich bis zum TT.MM.JJJJ in Elternzeit und habe in diesem Zeitraum keinen Zugriff auf meine E-Mails. Während meiner Abwesenheit wenden Sie sich bitte an meine Kollegin Marie Mustermann: mmustermann@beispiel.de
Freundliche Grüße(Name)

Teilzeit:

6. Abwesenheitsnotiz: Eingeschränkte Erreichbarkeit
Sehr geehrte Damen und Herren,
ich möchte Sie darauf hinweisen, dass ich zurzeit in Teilzeit arbeite und daher meine Arbeitszeit auf die Tage [Wochentage] und die Zeiten [Zeiten] begrenzt ist.

Es kann daher zu Verzögerungen bei der Beantwortung Ihrer Nachrichten kommen. Bei dringenden Anliegen wenden Sie sich bitte an meinen Vertreter/meine Vertreterin (Name), der/die unter der E-Mail-Adresse name@company.de erreichbar ist.

Ich danke Ihnen für Ihr Verständnis und Ihre Geduld.

Mit freundlichen Grüßen (Name)

Krankheit:

7. Abwesenheitsnotiz: Vorübergehend nicht erreichbar
Liebe Kolleg:innen,

ich muss Ihnen leider mitteilen, dass ich aufgrund gesundheitlicher Probleme für einige Tage abwesend sein werde. Ich hoffe, bald wieder fit zu sein und meine Tätigkeiten wieder aufnehmen zu können.

Während meiner Abwesenheit wird mein Kollege/Kollegin (Name) meine Aufgaben übernehmen. Sie/Er ist unter name@company.de erreichbar.

Ich danke Ihnen für Ihr Verständnis und freue mich darauf, bald wieder mit Ihnen zusammenzuarbeiten.

Mit freundlichen Grüßen (Name)

Kündigung/ Verlassen des Unternehmens:

8. Abwesenheitsnotiz: Nicht mehr bei (Firma) tätig
Sehr geehrte Damen und Herren,
ich habe das Unternehmen zum TT.MM.JJJJ verlassen und kann Ihre E-Mail aus diesem Grund nicht beantworten. Bitte wenden Sie sich an Melanie Mustermann (mmustermann@beispiel.de), da Ihre Nachricht aus Vertraulichkeitsgründen nicht weitergeleitet wird.
Mit freundlichen Grüßen (Name)

Abwesenheitsnotizen mit Humor

7. Abwesenheitsnotiz: #SIEUNTERBRECHENMEINENURLAUB
Guten Tag,
danke für Ihre Nachricht. Ich bin momentan nicht im Büro, aber wenn es wichtig ist können Sie mir einen Tweet schicken mit dem Hashtag #SIEUNTERBRECHENMEINENURLAUB. Möchten Sie lieber auf eine Antwort per E-Mail warten, melde ich mich nach meiner Rückkehr am TT.MM.JJJJ bei Ihnen zurück.
Viele Grüße(Name)

8. Abwesenheitsnotiz: Raten Sie mal
Hallo, zur Zeit bin ich nicht im Büro. Ich habe ein Handy bei mir, aber ich werde die Telefonnummer nicht herausgeben. Wenn Sie meine Nummer erraten können, werde ich Ihren Anruf jedoch entgegennehmen. Sollten Sie meine Nummer nicht erraten, werde ich mich nach meiner Rückkehr am TT.MM.JJJJ bei Ihnen melden.
Viele Grüße (Name)

9. Abwesenheitsnotiz: Auszeit bis TT.MM.JJJJ
Liebe Kolleg*innen,
wenn ihr diese Nachricht lest, liege ich bereits am Strand. Mein Smartphone bekam Hausarrest und durfte nicht mit auf die Reise gehen. Außerdem habe ich mir eine Unterkunft ohne Internetzugang ausgesucht. Bitte habt Verständnis dafür, dass ich mich erst wieder am TT.MM.JJJJ melde und eure Mails beantworte.
Bis dahin (Name)

4 Tipps für deine Abwesenheitsnotiz

Du hast den Text für deine Abwesenheitsnachricht erstellt und den Zeitraum für die automatische Sendung eingestellt? Super! Bevor du aber auf „Senden“ klickst, beachte noch die folgenden 4 Tipps:

Tipp 1: Korrekturlesen nicht vergessen
Egal ob du dich für eine seriöse oder witzige Variante entscheidest – fehlerfreie Rechtschreibung und Grammatik sind ein Muss. Lies dir deinen Text also nochmal in Ruhe durch, bevor du dich in den wohlverdienten Urlaub verabschiedest. Tools wie Grammarly oder die Rechtschreibprüfung in Word helfen dabei, Tippfehler und holprige Formulierungen aufzuspüren.

Tipp 2: Auf Funktion testen
Gerade bei längerer Abwesenheit solltest du sichergehen, dass deine Abwesenheitsnotiz auch wirklich bei den Empfänger:innen ankommt. Schicke dir am besten selbst eine Testmail von einem anderen Account oder bitte Kolleg:innen, den Erhalt zu prüfen. So verhinderst du böse Überraschungen nach deiner Rückkehr und stellst einen reibungslosen Ablauf sicher.

Tipp 3: Kurz und prägnant formulieren
Deine Kontakte interessiert nicht, wo genau du Urlaub machst oder welche To-Dos während deiner Abwesenheit liegen bleiben. Konzentriere dich auf die wirklich wichtigen Infos: Zeitraum der Abwesenheit, Vertretungsperson, Erreichbarkeit für Notfälle. Je präziser und kompakter deine Nachricht, desto besser. Verwendest du umgangssprachliche Formulierungen oder teilst zu viele persönliche Informationen, die nicht in den beruflichen Kontext passen, kann das unprofessionell wirken.

Tipp 4: Zielgruppe im Blick behalten
Überlege dir genau, wer deine Abwesenheitsnotiz erhalten wird und passe Tonalität und Inhalt entsprechend an. Unter Kolleg:innen darfst du es gerne lockerer und humorvoller formulieren als bei Kund:innen oder Geschäftspartner:innen. Wenn deine Nachricht an einen gemischten Verteiler geht, wähle besser einen neutralen, professionellen Stil.

Tipp 5: Nach Rückkehr deaktivieren
Wenn du aus dem Urlaub zurück kommst, hast du vermutlich erstmal einiges zu tun und aufzuarbeiten. Vergesse bei all dem nicht, deine Abwesenheitsnotiz rechtzeitig wieder zu deaktivieren. Ansonsten wird sie auch nach deiner Rückkehr noch versendet, was zu Irritation über deine Rückkehr führt.

Fazit

Eine gut formulierte Abwesenheitsnotiz ist unverzichtbar, wenn du für längere Zeit nicht erreichbar bist. Sie informiert deine Kontakte, verhindert Missverständnisse und Frust und erspart dir einen überquellenden Posteingang nach dem Urlaub.
Mit unseren Tipps und etwas Feingefühl findest du garantiert den richtigen Ton für deine Zielgruppe. Dann steht einem entspannten Urlaub oder einer produktiven Auszeit nichts mehr im Wege. Und deine Kontakte wissen, dass sie sich auf dich verlassen können – auch wenn du mal nicht da bist.

Quellen:
https://www.contentmanager.de/nachrichten/abwesenheitsnotiz-vorlage-ideen-fuer-abwesenheits-nachricht/
https://www.agrajo.com/blog/im-berufsleben/abwesenheitsnotiz-outlook
https://blog.hubspot.de/marketing/9-lustige-out-of-office-abwesenheitsnotizen
https://www.shiftbase.com/de/lexikon/abwesenheitsnotiz-vorlage