Effizientes Arbeiten mit einem Social-Media-Workflow

Social Media zu betreiben kann eine echte Herausforderung sein: Je mehr Kanäle du bespielen möchtest, je mehr Posts du pro Tag veröffentlichst und je mehr Mitarbeiter:innen daran beteiligt sind, desto wichtiger ist es, strukturiert an die Sache ranzugehen. Dabei hilft dir ein festgeschriebener Social-Media-Workflow, der Zuständigkeiten regelt und den Ablauf von der Idee bis zur Auswertung eines Posts genau definiert. Unsere Recherche basiert auf dem Artikel von Hootsuite.

Social Media Workflow – warum brauche ich das?

Als Social-Media-Manager:in hast du es nicht leicht: Du musst stets den Überblick über dein Team sowie die verschiedenen Kanäle und Kampagnen und gegebenenfalls weitere Stakeholder haben. Oftmals geht viel Zeit für Koordination verloren. Das muss nicht sein. Mit einem ordentlichen Social-Media-Workflow sparst du dir Zeit und legst zudem klare Regeln für deine Mitarbeiter:innen fest.

Ein Social-Media-Workflow besteht in der Regel aus 6 Haupt-Schritten: Idee, Kreation, Überprüfung, Abnahme, Post, Analyse. Die meisten dieser Haupt-Schritte lassen sich dann noch in verschiedene Unter-Schritte unterteilen. Zusätzlich gibt es ein paar Aufgaben, die kontinuierlich erledigt werden müssen und für die ebenfalls eine Zuständigkeit festgelegt werden muss.

1. Idee

Ideen sammeln: Es gibt 1000 Möglichkeiten, wie du neue Content-Ideen sammeln kannst. Du kannst KI-Tools (z. B. ChatGPT) nach Ideen fragen, du kannst dich bei der Konkurrenz umsehen oder natürlich auch selbst kreativ werden. Wir empfehlen dir, verschiedene Formate zu überlegen, die du dann immer mit Inhalten bestücken kannst. Am besten überlegst du dir gleich mehrere Themen, damit du deine Inhalte bereits ein paar Wochen oder Monate im Voraus planen kannst.
Content-Kalender ausarbeiten: Nachdem du verschiedene Themen erarbeitet hast, hältst du diese in einem Content-Plan oder -Kalender fest. Überlege dir, wann du was posten willst und sorge für eine ansprechende Themenvielfalt. Zudem machst du dir in diesem Schritt Gedanken darüber, welche Kanäle du mit welchen Inhalten bespielen willst. Du solltest berücksichtigen, dass es Inhalte gibt, die auf der einen Plattform besser funktionieren als auf der anderen. Da in unserem Job Zeit aber eine (sehr) knappe Ressource ist, kannst du erstmal damit starten, dieselben Inhalte auf verschiedenen Plattformen zu verbreiten. Wie du einen guten Social-Media-Kalender erstellst, lernst du bei Asana.

2. Kreation

Visuals erstellen: Nun kannst du gemäß des Content-Plans die jeweiligen Creatives erstellen. Für die meisten Social-Media-Plattformen sind Videos oder Bilder bestens geeignet. Wenn du nicht die Möglichkeit hast, eigene Aufnahmen zu machen, kannst du hier auch auf Stock-Material zurückgreifen. Achte aber darauf, dass du alle rechtlichen Vorgaben einhältst, um mit den Stock-Bildern möglichst wenig Risiko einzugehen. Bekannte Stock-Plattformen sind beispielsweise Adobe Stock oder Pixabay.
Tool Tipp: Wir nutzen für die Erstellung unserer Social-Media-Inhalte meistens Canva. Damit kannst du ohne Designkenntnisse einzigartige Grafiken und Templates erstellen und außerdem auf eine große Anzahl an Vorlagen und Stock-Bildern zu verschiedensten Themen zugreifen. Möchtest du lieber Videos hochladen, können wir zur Bearbeitung die App Capcut empfehlen.
Copys schreiben: Nachdem du ein oder mehrere Creatives erstellt hast, kannst du die passenden Beschreibungen dazu verfassen. Beachte dabei bestimmte Slogans oder Kampagnen und setze relevante Hashtags.
UTM-Parameter vergeben: Falls du in deine Beschreibungen oder in deinen Posts einen Link nach außen auf deine Website setzt, solltest du diesen mit UTM-Parametern versehen. Mithilfe von UTM-Parametern kannst du später in deinem Webanalyse-Tool nachvollziehen, dass der Klick aus Social Media kam. UTM-Parameter solltest du nicht willkürlich einsetzen. Auch hier bedarf es einer ausgeklügelten Strategie. Im Zweifel solltest du hier eine Person, welche für die Webanalyse zuständig ist, zu Rate ziehen. Mehr Infos zu UTM-Parametern findest du auf unserem Blog.

3. Überprüfung
Bevor du deine Postings anderen Personen im Unternehmen zur Abnahme schickst, solltest du sie überprüfen. Noch besser ist es, wenn du die Inhalte von einer anderen Person aus deinem Team überprüfen lässt. Beschäftigst du dich viel mit einem Inhalt, kann es passieren, dass du betriebsblind wirst und dir selbst offensichtliche Fehler nicht mehr auffallen. Das ist ein ganz normaler Prozess, den du durch das Vier-Augen-Prinzip umgehen kannst.

Visuals überprüfen: Erregen deine Visuals genügend Aufmerksamkeit? Passen sie zu deiner CI? Und falls du Text verwendest: Sind sie frei von Rechtschreibfehlern?
Copys überprüfen: Dasselbe gilt für deine Copies. Überprüfe sie auf Rechtschreibfehler.
UTM-Parameter überprüfen: Die UTM-Parameter solltest du ebenfalls nochmal checken, bevor der Inhalt rausgeht. Ansonsten kann ein Websitebesucher nicht ordentlich zugeordnet werden. Am Ende hat das negative Auswirkungen auf deine Performance im Job.

4. Abnahme
Nachdem du die Posts selbst überprüft hast, schickst du sie noch zur Abnahme. Hier hat jedes Unternehmen andere Vorschriften. In einem Unternehmen musst du deine Posts vorher gar nicht abnehmen lassen, in anderen kann sich die Schleife lange ziehen. Bedenke die Dauer der Abnahmeschleife, damit du nicht in Zeitnot gerätst.

5. Post

Post planen / gleich posten: Nun geht es ans Eingemachte: Du kannst deinen Post posten. Je nachdem, wie du lieber arbeitest, kannst du einen Post natürlich auch vorbereiten und für einen bestimmten Zeitraum einplanen.
Promotion mit Anzeige: Nach dem Posten kannst du auch Budget auf dein Creative geben und diesem zusätzlich durch Werbung mehr Sichtbarkeit einbringen. Hierzu musst du wissen, welche Zielgruppe du targeten möchtest, wie viel Budget du einplanen kannst und welche Tracking-Parameter du benutzen willst. Gegebenenfalls musst du hier dann das Ads-Team einweihen.

6. Analyse
Nun geht es ans Monitoring. Informiere dich in regelmäßigen Abständen über die Performance deiner Postings. Wir schauen uns aktuell beispielsweise die Performance von Posts nach sieben Tagen an. Es ist wichtig, einen Zeitraum konsequent einzuhalten, damit die einzelnen Posts miteinander vergleichbar sind. Wichtige KPIs können hier beispielsweise die Reichweite oder die Engagement Rate sein. Welche KPIs dich am meisten interessieren, hängt von deinen Zielen ab.

7. Community Management
Community Management ist ein Prozess, der nicht wie die anderen immer wieder zu einem bestimmten Zeitpunkt stattfindet, sondern der kontinuierlich weiterlaufen muss. User:innen sind ständig in der Lage, zu kommentieren oder dir Nachrichten zu senden. Auf diese solltest du möglichst schnell antworten. Klar ist, dass du nicht 24/7 ein Auge auf deine Kanäle haben musst. Während der Geschäftszeiten solltest du aber regelmäßig nachsehen, ob du Kommentare oder Nachrichten von User:innen bekommen hast. Du kannst das entweder in den sozialen Netzwerken an sich machen, oder aber du nutzt eine Social-Media-Management-Plattform wie Agorapulse oder Fanpage Karma.

8. Ad Hoc posting
Auch für spontane Posts solltest du Zeit bzw. Ressourcen einplanen. Es kann immer passieren, dass ein Thema aufkommt, welches schnell behandelt werden muss. Zu jedem Zeitpunkt sollte eine Person bestimmt sein, die sich um solche Fälle kümmert und kurzfristig einen Post erstellen kann.

Tipps zum Umsetzen des Social-Media-Workflows

Vergib Rollen
Nicht jede:r sollte für alles verantwortlich sein. Wenn jeder bzw. jedem eine Rolle zugeteilt wird, lassen sich Prozesse beschleunigen. So gibt es Copywriter:innen, Designer:innen, Community Manager:innen, Lektor:innen, Analyst:innen etc., die alle ihr eigenes Aufgabengebiet haben, aber dennoch eng zusammenarbeiten. Deine Arbeit als Social-Media-Manager:in ist es, diese Zusammenarbeit zu koordinieren. Denke auch daran, für jede Rolle mindestens einen oder eine Stellvertreter:in festzulegen, der oder die im Urlaub oder im Krankheitsfall einspringen kann.

Stelle klare Regeln auf
In bestimmten Branchen (Pharma, Immobilien, Kredite etc.) gibt es bestimmte Regeln, an die sich gehalten werden muss. Beispielsweise darf für Arznei- und Medizinprodukte nicht mit Krankengeschichten oder anderen Darstellungen, welche Zuschauer:innen zu einer falschen Selbstdiagnose bringen könnten, geworben werden. Informiere dich über die Gesetze deiner Branche und briefe dein Team angemessen, damit sie diese Regeln kennen und nicht dagegen verstoßen.

Lege den Workflow als Dokument an
Damit alle im Team Bescheid wissen und neue Kolleginnen und Kollegen sich schnell einarbeiten können, solltest du den Workflow als Dokument anlegen. Bei Hootsuite kannst du dir eine kostenlose Vorlage herunterladen, in welcher sich auch die Namen der zuständigen Personen eintragen lassen können.

Denke an die Sicherheit
Gib nur Mitarbeiter:innen, denen du vertraust, Zugang zu den Social-Media-Accounts. Je weniger Personen Zugang zu den Konten haben, desto sicherer sind die Daten und desto weniger Angriffsfläche gibt es für Hacker. Zudem hat das den Vorteil, dass nicht jeder einfach wild drauf los posten kann, sondern dass ausgewählte Mitarbeiter:innen dafür sorgen können, dass Workflow und Content-Plan eingehalten werden. Wir empfehlen dir außerdem, die Zwei-Faktor-Authentifizierung zu aktivieren.

Simplicity is key
Auch wenn es verlockend sein mag, einen bis ins Detail ausgeklügelten Workflow zu erstellen: Ein Prozess ist dazu da, die Dinge einfacher zu machen. Der Prozess sollte einfach verständlich und so klar definiert sein, dass kein Spielraum für Fehler bleibt.

Bleibe flexibel
Du kannst erwarten, dass du den Workflow-Prozess früher oder später anpassen und verändern musst. Mitarbeiter:innen verlassen das Unternehmen, neue kommen hinzu. Zielgruppen ändern sich, das Produkt-Portfolio wird erweitert oder es kommen neue Social-Media-Kanäle auf, die für dein Unternehmen relevant sind. Schrecke nicht vor Veränderung zurück, sondern passe den Prozess immer wieder an, damit er dir und deinem Team zu jedem Zeitpunkt die Arbeit erleichtert.

🔎 Bei Hootsuite lernst du noch mehr über den optimalen Social-Media-Workflow.