Erschienen in Sep I 2024 | Künstliche Intelligenz
Level: Beginner

Du kennst es sicher: Da sitzt du vor deiner Excel-Tabelle, starrst auf endlose Zahlenkolonnen und fragst dich, wie du aus diesem Datendschungel jemals sinnvolle Erkenntnisse gewinnen sollst. Die gute Nachricht: Im Zeitalter der künstlichen Intelligenz (KI) musst du dich nicht mehr allein durch das Excel-Dickicht kämpfen!

Wir stellen dir heute 6 KI-Tools vor, die dir die Arbeit mit Excel und Google Sheets erheblich erleichtern werden. Egal ob du nur die Grundlagen beherrschst oder schon jahrelang mit Tabellenkalkulationen arbeitest – diese Tools werden dir helfen, schneller und effizienter ans Ziel zu kommen. Unsere Experten Alexander Holl, Dr. Christoph Röck und Patrick Klingberg, haben zudem wertvolle Tipps und Einblicke gegeben, die für dich interessant sein könnten. Als Grundlage dient uns der Artikel von HubSpot.

Warum KI-Tools für Excel und Google Sheets?

Bevor wir uns die einzelnen Tools im Detail ansehen, sollten wir kurz darauf eingehen, warum der Einsatz von KI in der Datenanalyse eine so entscheidende Rolle spielt. Unser Experte Dr. Christoph Röck, Geschäftsführer von 121WATT, erklärt:

„KI wird Excel bzw. die Datenanalyse mit Tabellenkalkulationen in mehreren Dimensionen verändern bzw. tut dies jetzt schon. Zum einen wird es für viele Laien deutlich einfacher, auch komplizierte Formeln einzusetzen. Das Recherchieren in den diversen Foren zu Tabellenkalkulationsprogrammen nach Lösungen oder in den Hilfebereichen der Tools selbst wird überflüssig. Die KI wird für das umgangssprachlich beschriebene Problem die richtige Formel liefern oder möglicherweise sogar den Datensatz vollständig unabhängig von einer Tabellenkalkulation auswerten.“

Das bedeutet für dich: Schluss mit stundenlangem Suchen nach der richtigen Formel oder Funktion. Die KI-Tools, die wir dir gleich vorstellen werden, verstehen deine Absicht und liefern dir die passende Lösung – oft schneller und präziser, als du es selbst könntest. Jedes vorgestellte Tool bietet eine kostenlose Version an, jedoch mit zusätzlichen kostenpflichtigen Funktionen.

1. GPT for Sheets

GPT for Sheets ist ein Tool-Tipp und persönlicher Favorit von Alexander Holl, Geschäftsführer der 121WATT GmbH. Dieses Tool bringt die Macht von großen Sprachmodellen wie GPT direkt in deine Tabellenkalkulationen. Alexander erklärt:

„Einer meiner Favoriten ist im Moment GPT for Sheets, das sowohl für Excel als auch für Google Sheets verfügbar ist. In den Oberflächen von LLMs wie ChatGPT oder Claude kann man gut einzelne Prompts definieren und Outputs generieren, aber GPT for Sheets hilft dabei, diese Prozesse zu skalieren. Es bietet eine Vielzahl an Funktionen.“

Hauptfunktionen:

Formel Generierung: Nutze natürliche Sprache, um komplexe Formeln zu erstellen.
Textgenerierung: Erstelle SEO-optimierte Texte oder Zusammenfassungen direkt in deinen Zellen.
Datenklassifizierung: Kategorisiere große Datenmengen automatisch.

So funktioniert’s (Praxisbeispiele von Alexander):

1. SEO-Titel generieren: Die Basis aller Funktionen ist immer =GPT(„Dein Prompt“). Je nach ausgewähltem Sprachmodell generierst du das Ergebnis direkt in Excel bzw. Google Sheets.

=GPT(„Generate an SEO-optimized title for a page about ‚Die besten SEO-Tools für 2024‘ using the keyword ‚SEO Tools‘.“)

2. Themen-Listen erstellen: Eine weitere Funktion generiert „horizontal“ eine Liste von Themen, Keywords etc. Ein Beispiel:

=GPT_HLIST(„Create a hierarchical list of subtopics related to ‚SEO Tools‘ that could be used to expand on the content.“)

3. Texte zusammenfassen: Weitere nützliche Funktionen sind z. B. =GPT_CLASSIFY() zur Klassifizierung von Inhalten oder =GPT_SUMMARIZE() zur Zusammenfassung von Texten.

=GPT_SUMMARIZE(A1:A10, „Summarize this content in 3 bullet points“)

Alle Funktionen findest du hier: GPT for Sheets Funktionen.

Besonders praktisch ist, dass du verschiedene LLMs wie die Modelle von OpenAI, Google (Gemini) oder Anthropic (z. B. Claude 3.5) teilweise ohne API-Key verwenden kannst.

Einrichtung von GPT for Sheets:

Erweiterung laden: Mehr dazu findest du hier: GPT for Excel Installation.
API-Key einrichten: Für die Nutzung der Funktionen muss zunächst ein API-Key von OpenAI oder Anthropic generiert werden. Mehr Infos dazu hier: API-Key einrichten.
Modellauswahl: Eine Übersicht der derzeit verfügbaren LLMs findest du hier: Unterstützte Modelle.

Profi-Insight von Alexander Holl:

„Mit Funktionen wie =GPT(), =GPT_HLIST() oder =GPT_CLASSIFY() kannst du die Leistungsfähigkeit von Excel und Co. mit den Möglichkeiten großer Sprachmodelle und vordefinierten Funktionen verbinden. Allerdings fehlen einige Features, wie z. B. Webbrowsing, CustomGPTs oder Anthropic Artifacts.“

2. Ajelix

Das Tool Ajelix ist besonders nützlich, wenn du Schwierigkeiten mit komplexen Formeln hast oder einfach Zeit sparen möchtest.

Hauptfunktionen:

Excel Formula Generator: Beschreibe einfach in Worten, was du erreichen möchtest, und Ajelix generiert die passende Formel für dich.
Automatisierung von Aufgaben: Ajelix kann repetitive Aufgaben wie Datenbereinigung oder Formatierung für dich übernehmen.
Datenvisualisierung: Lass dir mit wenigen Klicks aussagekräftige Diagramme und Grafiken erstellen.

Praxisbeispiel:

Stell dir vor, du hast eine Tabelle mit Verkaufsdaten und möchtest die Gesamtsumme der Verkaufszahlen in einer bestimmten Region berechnen, aber nur für die Einträge, bei denen der Umsatz über einem bestimmten Betrag liegt. Anstatt die Daten manuell zu filtern und zu summieren, könntest du Ajelix verwenden.

Du würdest einfach im Excel Formula Generator eingeben:

„Summiere die Werte in Spalte A im Arbeitsblatt ‘Verkäufe’, wo die Werte in Spalte B über 100 liegen.“

Ajelix würde dir dann nicht nur die passende Formel oder Methode zur Verfügung stellen, sondern auch alternative Ansätze zur Datenauswertung bieten. Zudem könntest du mit der KI-Assistentin sprechen, um sicherzustellen, dass deine Berechnungen korrekt sind und du alle notwendigen Informationen erhältst.

3. Excel Formula Bot

Excel Formula Bot ist wie ein Dolmetscher zwischen dir und Excel. Du sagst ihm in normaler Sprache, was du möchtest, und er übersetzt es in die passende Excel-Formel. Um die meisten Funktionen von Formula Bot nutzen zu können, ist es erforderlich, das Tool als Add-on in Excel oder Google Sheets zu installieren. Einige grundlegende KI-Funktionen stehen jedoch auch direkt über die Browser-Anwendung zur Verfügung.

Hauptfunktionen:

Natürliche Spracheingabe: Beschreibe dein Ziel in einfachen Worten.
Formel Generierung: Erhalte komplexe Excel-Formeln basierend auf deiner Beschreibung.
Erklärungen: Bekomme detaillierte Erläuterungen zu den generierten Formeln.

Praxisbeispiel:

Angenommen, du hast eine Tabelle mit Kund:innendaten und möchtest alle Kund:innen finden, die in den letzten 30 Tagen einen Kauf getätigt haben und deren Gesamtumsatz über 1000 Euro liegt.

Anstatt dir den Kopf über verschachtelte WENN-Funktionen und Datumsbereiche zu zerbrechen, könntest du dem Excel Formula Bot einfach sagen:

„Finde alle Kund:innen, die in den letzten 30 Tagen gekauft haben und deren Gesamtumsatz über 1000 Euro liegt.“

Der Bot würde dir dann eine Formel wie diese liefern:

=FILTER(A2:D100, (HEUTE()-C2:C100<=30)*(D2:D100>1000))

Zusätzlich würdest du eine Erklärung erhalten, wie die Formel funktioniert und wie du sie an deine spezifischen Bedürfnisse anpassen kannst.

Tipp: Nutze den Excel Formula Bot nicht nur zum Erstellen von Formeln, sondern auch zum Lernen. Lass dir komplexe Formeln erklären und verstehe so Schritt für Schritt die Logik hinter Excel-Funktionen.

4. GPTExcel

GPTExcel ist ein KI-Tool, das die Nutzung von MS Excel vereinfacht, indem es automatisch komplexe Formeln erstellt. Du kannst Fragen in einfachem Englisch stellen, und die KI übersetzt diese in passende Excel-Formeln, was die Effizienz und Datenanalyse erheblich verbessert.

Hinweis: Wenn dir eine Formel im englischen Format ausgegeben wird, kannst du ChatGPT ganz einfach darum bitten, diese in das entsprechende deutsche Format umzuwandeln.

Hauptfunktionen:

Natürliche Sprachverarbeitung: Kommuniziere mit Excel in deinen eigenen Worten
Formel Generierung: Erstelle komplexe Formeln ohne Vorkenntnisse
Datenanalyse: Führe tiefgreifende Analysen mit einfachen Anweisungen durch
Automatisierung: Automatisiere repetitive Aufgaben mit KI-Unterstützung

Praxisbeispiel:

Stell dir vor, du hast eine Tabelle mit Verkaufsdaten und möchtest eine Pivot-Tabelle erstellen, die den Umsatz nach Produkt und Region aufschlüsselt. Anstatt dich durch die Pivot-Tabellen-Funktionen zu klicken, könntest du GPTExcel einfach anweisen:

„Erstelle eine Pivot-Tabelle, die den Gesamtumsatz für jedes Produkt in jeder Region zeigt. Sortiere die Ergebnisse absteigend nach Umsatz.“

GPTExcel würde dann nicht nur die Pivot-Tabelle für dich erstellen, sondern auch die Daten entsprechend sortieren und formatieren.

Tipp vom Profi: Patrick Klingberg, Digitaler Architekt & Trainer bei 121WATT, rät:

„Die Integration von KI-Tools in Excel und Google Sheets bietet eine enorme Chance zur Effizienzsteigerung. Besonders Tools wie GPTExcel oder Formula Bot machen es uns leichter, komplexe Formeln zu generieren und Daten automatisiert zu bereinigen. Ein praktischer Tipp: Nutze diese Tools gezielt für repetitive Aufgaben – das spart Zeit und minimiert Fehler. Gleichzeitig sollte man darauf achten, die Ergebnisse stets kritisch zu überprüfen, um die Datenqualität sicherzustellen.“

5. Formularizer

Formularizer ist ein innovatives Tool, das sich darauf spezialisiert hat, komplexe Excel-Formeln in verständliche natürliche Sprache zu übersetzen und umgekehrt. Es hilft dir, die Logik hinter komplizierten Formeln zu verstehen und eigene Formeln zu erstellen.

Hauptfunktionen:

Formel Übersetzung: Wandelt Excel-Formeln in natürliche Sprache um
Formel Generierung: Erstellt Formeln basierend auf natürlichsprachlichen Beschreibungen
Fehlerbehebung: Hilft bei der Identifizierung und Korrektur von Formelfehlern
Lernhilfe: Unterstützt beim Verständnis und der Anwendung von Excel-Funktionen

Praxisbeispiel:

Angenommen, du stößt auf eine komplizierte SVERWEIS-Formel in einem Arbeitsblatt eines Kollegen:

=SVERWEIS(A2;Tabelle2!$A$1:$C$100;3;FALSCH)

Mit Formularizer könntest du diese Formel einfach einfügen und erhältst eine verständliche Erklärung:

„Diese Formel sucht den Wert aus Zelle A2 in der ersten Spalte des Bereichs A1:C100 auf dem Blatt ‚Tabelle2‘. Wenn ein Treffer gefunden wird, gibt sie den Wert aus der dritten Spalte der gleichen Zeile zurück. Die Suche erfolgt nach einer exakten Übereinstimmung.“

So kannst du schnell verstehen, was die Formel tut, und bei Bedarf Anpassungen vornehmen.

6. ChatGPT

ChatGPT, entwickelt von OpenAI, ist zwar kein spezialisiertes Excel-Tool, kann aber als vielseitiger KI-Assistent bei zahlreichen Excel-bezogenen Aufgaben unterstützen. Seine Fähigkeit, natürliche Sprache zu verstehen und zu generieren, macht ihn zu einem wertvollen Helfer für Excel-Nutzer aller Erfahrungsstufen.

Hauptfunktionen:

Formel Generierung: Erstellt Excel-Formeln basierend auf natürlichsprachlichen Beschreibungen
Problemlösung: Hilft bei der Fehlersuche und bietet Lösungsvorschläge für Excel-Probleme
Konzept Erklärungen: Erläutert komplexe Excel-Funktionen und -Konzepte
Workflow-Optimierung: Gibt Tipps zur Effizienzsteigerung in Excel

Praxisbeispiel:

Angenommen, du möchtest eine SVERWEIS-Funktion erstellen, bist dir aber unsicher über die genaue Syntax. Du könntest ChatGPT fragen:

„Wie erstelle ich eine SVERWEIS-Funktion in Excel, um Produktpreise aus einer anderen Tabelle abzurufen?“

ChatGPT würde dir dann eine detaillierte Erklärung geben, etwa so:

„Um eine SVERWEIS-Funktion zu erstellen, die Produktpreise aus einer anderen Tabelle abruft, verwende folgende Syntax:

=SVERWEIS(Suchkriterium; Tabellenmatrix; Spaltenindex; [Bereich_Verweis])

Beispiel:

=SVERWEIS(A2; Preisliste!A1:B100; 2; FALSCH)

Hier sucht Excel den Wert aus Zelle A2 in der ersten Spalte des Bereichs A1:B100 auf dem Blatt ‚Preisliste‘. Wenn es eine Übereinstimmung findet, gibt es den entsprechenden Wert aus der zweiten Spalte zurück. FALSCH sorgt für eine exakte Übereinstimmung.“

ChatGPT kann dir nicht nur bei der Formelerstellung helfen, sondern auch erklären, wie die Funktion im Detail funktioniert und wie du sie an deine spezifischen Bedürfnisse anpassen kannst.

Also, worauf wartest du noch? Lade eines dieser Tools herunter, experimentiere damit und sieh selbst, wie sie deine Arbeit mit Daten erleichtern können. Deine Tabellen werden es dir danken – und deine Kollegen werden sich wundern, wie du plötzlich zum Daten-Guru geworden bist!