Nutze das Potenzial deiner E-Mail-Signatur – 5 Tipps

Schöpfst du das volle Potenzial deiner E-Mail-Signatur aus? Die Signatur ist ein oft vergessenes, aber hoch wirksames Instrument für deine Marketing-Maßnahmen. Wir geben dir fünf Tipps an die Hand, wie du durch eine aussagekräftige E-Mail-Signatur deine eigene Marke und das Kunden-Engagement stärken kannst, dein Corporate Branding in die Welt trägst, Talente rekrutierst und Leads generierst.
Inklusive Experten-Tipp von Nico Zorn, unserem E-Mail-Marketing-Spezialisten.

Unter allen Marketing-Maßnahmen ist die kundenorientierte E-Mail-Signatur wahrscheinlich die unterschätzteste. Dabei ist sie höchst effektiv und im Vergleich zu vielen Kampagnen sogar kostengünstiger. Eine E-Mail-Signatur brauchst du als Unternehmer:in oder Mitarbeiter:in ohnehin, denn für geschäftliche E-Mails ist eine Signatur sogar gesetzlich verpflichtend (mehr über den Aufbau und weitere Funktionen für E-Mail-Signaturen liest du bei den OMR-Reviews). Warum nutzt du diesen Kanal nicht einfach auch für deinen Kundenservice, fürs Branding oder für aktuelle Hinweise zu deinem Unternehmen?

Laut HubSpot versenden 28,8% der Mitarbeiter:innen zwischen 11 und 25 E-Mails pro Tag. 11,7% schicken sogar mehr als 50 digitale Briefe an Empfänger:innen raus. Vielleicht ahnst du, welche Reichweite sich aus diesem Kanal ergibt, je nachdem wie viele Angestellte dein Unternehmen hat.

5 Tipps für deine E-Mail-Signatur

Mit den 5 folgenden Tipps kannst du dich von der Masse abheben, mehr Aufmerksamkeit erlangen und deine Kundschaft noch persönlicher ansprechen:

1. Branding und Kontaktdaten

Deine E-Mail-Signatur ist – wie deine Webseite – ein Aushängeschild für dein Business. Stelle deswegen sicher, dass alle Angaben korrekt sind und dein Corporate Branding in allen E-Mail-Clients gut dargestellt wird. Apropos E-Mail-Client, überprüfe ebenfalls, welche Schriftgröße optimal ankommt und ob alle Schriften korrekt ausgespielt werden. Frage dich, welche Kontaktdetails deine Empfänger:innen brauchen, damit du ihnen einen guten Service bieten kannst. Biete ihnen am besten so viele Kontaktkanäle an wie möglich. Ganz wichtig: Vergiss die rechtlichen Angaben nicht! Was alles in eine E-Mail-Signatur gehört, liest du bei den OMR-Reviews.

2. Nutze Werbebanner, um wichtige Kampagnen und Angebote zu bewerben

Über deine E-Mail-Signatur kannst du deine Empfänger:innen kostenlos und effektiv über wichtige Kampagnen, Veranstaltungen und Angebote informieren. Füge ansprechende Werbebanner hinzu, um das Interesse deiner Leser:innen zu wecken und gezielt anzusprechen. Am besten vertaggst du die verlinkende URL mit UTM-Parametern. Wie das genau geht und welche Vorteile du dadurch hast, das kannst du direkt in unserem Blogartikel zu UTM-Parametern zur Analyse deiner (Digital)-Kampagnen lesen.

Quelle: https://www.codetwo.de/email-signatures/media

3. Leadgenerierung und Recruiting

Deine E-Mail-Signatur eignet sich ebenfalls hervorragend, um neue Leads zu generieren. Denn nicht immer schreibst du E-Mails an bereits bekannte Empfänger:innen. Hinzu kommt, dass bestehende Kundinnen und Kunden deine E-Mail auch weiterleiten könnten, sodass sich deine Reichweite ohne dein Wissen erweitert. Füge deiner E-Mail deswegen Banner, Buttons oder andere Hinweise auf interessante Whitepaper hinzu, biete eine Newsletter-Anmeldung mit exklusiven Vorteilen an oder lade sie zu einem kostenlosen Webinar ein. In allen Fällen muss sich die Person mit ihrer E-Mail-Adresse anmelden, sodass du auf diesem Weg heiße, also hoch relevante Leads erhältst.

Quelle: https://www.wisestamp.com/de/beispiele-fur-email-signaturen/

Du stellst ein? Dann lass es deine Empfänger:innen wissen! Vielleicht kommen deine E-Mail-Leser:innen aus einer ähnlichen Branche oder sie kennen jemanden, der jemanden kennt.

Quelle: https://www.criminallyprolific.com/email-signatures/

Achte auch hier darauf, dass du die Verlinkungen mit UTM-Parametern versiehst, sodass du bei den Zahlen in deinem Analysetool einen direkten Zusammenhang mit deiner Signatur als Quelle identifizieren kannst.

Nico Zorn, unser Referent für E-Mail-Marketing und Geschäftsführer der CRM- und E-Mail-Marketing Agentur Saphiron GmbH hat noch einen wichtigen Tipp für dich:

“Die E-Mail-Signatur ist eine wunderbare Möglichkeit, um qualifizierte Opt-ins zu generieren. Wichtig ist dabei aber eine eindeutige Vorteilskommunikation: Anstatt den Newsletter oder Social-Media-Profile lediglich zu verlinken, sollte klar kommuniziert werden, warum die Empfänger:innen klicken sollten und wie sie ganz konkret profitieren („Jetzt Newsletter anfordern, 10 € Gutschein erhalten & von exklusiven Sale-Events profitieren…“).

4. Steigere deine Conversions

Wenn du deinen Umsatz steigern möchtest, dann baue Buttons mit klaren Call-to-Action (CTAs) ein. Verweise die Leser:innen deiner E-Mails direkt auf deine E-Commerce-Kanäle. Idealerweise vertaggst du auch hier die verlinkende URL mit UTM-Parametern, sodass du im Nachgang tracken kannst, wie viel Traffic und Umsatz durch deine E-Mail-Signatur erzielt werden konnte.

Quelle: https://www.criminallyprolific.com/email-signatures/

Quelle: https://www.usebouncer.com/de/email-signatur-beispiele/

5. Handle kundenorientiert: Engagement und Vertrauen

Neben den vielen Werbe- und Informationsmöglichkeiten eignet sich deine Signatur auch als kleiner Servicekanal für deine Kundschaft. Du kannst deinen Empfänger:innen zum Beispiel diverse Feedback-Optionen geben oder einen Kalender-Link zum Vereinbaren von Meetings, Telefonaten oder Videocalls platzieren. Du könntest in deine Signatur auch eine Umfrage einbinden und deine Kundschaft so nach ihrer Meinung zu bestimmten Themen befragen.

Quelle: https://www.exclaimer.com/de/email-signature-handbook/the-17-email-signature-dos-and-donts/

In puncto Vertrauen helfen dir Zertifikate und Awards. Auf diese Weise sehen deine Leser:innen, ob du ein zertifiziertes Unternehmen bist und ob du dir die Glaubwürdigkeit von anderen verdient hast.

Zusammenfassung

Anhand des Beispiels von Exclaimer.com zeigen wir dir zusammengefasst ein paar der oben aufgeführten Maßnahmen, die du in deiner E-Mail-Signatur einbauen kannst:

Quelle: https://www.exclaimer.com/de/email-signature-handbook/professional-email-signature-examples/

1. Achte darauf, dass deine Kontaktdaten stimmen.
2. Bleibe konsistent im Corporate Branding und Design.
3. Ermögliche eine direkte Terminvereinbarung.
4. Füge ein ansprechendes, gebrandetes Banner mit aktuellen Promotionen oder Angeboten hinzu.
5. Vergiss den rechtlichen Disclaimer nicht.
6. Biete deinen Empfänger:innen eine direkte Feedback-Möglichkeit an.
7. Zeige Glaubwürdigkeit durch Zertifikate oder Auszeichnungen.
8. Verlinke zu deinen Social-Media-Accounts.

Ausblick – KI für E-Mail-Signaturen?

Laut Umfrage-Ergebnissen von HubSpot glauben 45 % der Befragten, dass KI eine entscheidende Rolle bei der Analyse von Kundendaten und der Personalisierung von E-Mail-Signaturen spielen kann, um das Engagement und die Konversionen zu verbessern. Darüber hinaus kann KI die automatisierte Erstellung und Aktualisierung von E-Mail-Signaturen optimieren. Doch wie immer solltest du KI in diesem Zusammenhang aktuell nur als Unterstützung ansehen. Am Ende braucht es deine menschliche Sicht und Kontrolle, um korrekte und nachhaltige Ergebnisse erzielen zu können.